Hinweisgebersystem

Der Großteil unseres Erfolgs bei Robifa basiert auf offenen, vertrauensvollen und nachhaltigen Beziehungen sowohl in unserem Team als auch mit Kunden und Partnern.
Daher nehmen wir jeden Hinweis auf ein Problem ernst und versuchen Abhilfe zu schaffen.

Die Identität des Hinweisgeber wird durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Alle Meldungen werden von den vertrauenswürdigen Mitarbeitern des Teams Hinweisgeberschutz bearbeitet. Diese sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und handeln im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt unabhängig und nicht weisungsgebunden. Die Geschäftsleitung wird nur falls nötig hinzugezogen.
Mögliche Interessenskonflikte, die den Sachverhalt beeinflussten könnten, werden proaktiv umgangen.
Es können jederzeit externe Berater und Rechtsbeistand in die Untersuchung einbezogen werden.

Die Rechtsgrundlage für dieses Hinweisgeber System und die entsprechende Policy ist das Hinweisgeberschutzgesetz.
Die übermittelten Informationen, speziell personenbezogene Daten, werden vom Team Hinweisgeberschutz mit größter Sorgfalt und Vertraulichkeit behandelt.
Einschüchterung, Benachteiligung oder Repressalien werden nicht geduldet und ggf. strafrechtlich geahndet.
Die Identität des Meldenden darf ohne dessen freie und ausdrückliche Zustimmung unter keinen Umständen an andere Personen als die für die Entgegennahme oder Weiterverfolgung der Meldungen zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität des Notifizierenden direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
Hiervon kann nur abgewichen werden, wenn es sich um eine notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung nach besonderen Rechtsvorschriften im Rahmen von Ermittlungen nationaler Behörden oder Gerichtsverfahren handelt, auch um die Verteidigungsrechte der betroffenen Person zu wahren. In einem solchen Fall werden die Anmelder vor der Offenlegung ihrer Identität informiert, es sei denn, eine solche Information würde die damit verbundenen Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden.

Bis ein Verstoß tatsächlich nachgewiesen wird, gilt die Unschuldsvermutung. Die Bearbeitung erfolgt ergebnissoffen und objektiv unter Berücksichtigung der persönlichen und rechtlichen Belange aller Beteiligten.

In der Regel läuft das Hinweisgeber-Verfahren in folgenden Schritten ab:

• meldebedürftiger Vorfall oder Verstoß gegen geltendes Recht und interne Richtlinien wird erkannt:
  Zum Beispiel bei folgenden Themen (Aufzählung nicht abschließend):
  • Qualitätsprobleme
  • Umweltfragen
  • Korruption
  • Cyber- Angriffe
  • Datenschutzvorfälle
  • Diskriminierung
  • Diversitätsfragen
  • Geschlechtsspezifische Fragen
  • Mobbing
  • Übergriffe
  • Gewalt- und Aggression
  • Psycho-soziale Aspekte
  • Arbeitsbedingungen (Work-Life-Balance)/ Arbeitssicherheit
  • Stress- und Gesundheitsfragen
• Hinweis auf möglichen Verstoß wird im persönlichen Gespräch, per Email oder anonym per Hinweisgebersystem oder per Post gegeben
• Eingangsbestätigung:
  Bei der Nutzung unseres anonymen Formulars wird dem Hinweisgeber nach dem Senden eine Bestätigung über den Eingang des Hinweises angezeigt.
  Wurde die Emailadresse Hinweisgeber@robifa.de oder der Postweg (mit Angabe des Absenders) genutzt erhält der Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine schriftliche Bestätigung über den Eingang des Hinweises.
• Erste Bewertung:
  Es erfolgt eine Bewertung des Sachverhalts durch das Team Hinweisgeberschutz im Hinblick auf Plausibilität, Stichhaltigkeit und rechtlicher Relevanz.
  Falls nötig und möglich werden zum besseren Verständnis bzw. zur Bildung eines umfangreicheren Bildes Rückfragen an den Hinweisgeber gestellt.
• Untersuchung und Aufklärung der Angelegenheit:
  Besteht ein hinreichender Anfangsverdacht auf wesentliche Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien, werden zunächst Maßnahmen zur Untersuchung und Aufklärung zusammengestellt, die falls nötig mit einem Mitglied der Geschäftsleitung besprochen werden.
  Sofern es für die Aufklärung des Sachverhaltes nötig ist, können vertrauenswürdige Ansprechpartner des entsprechenden Fachbereichs, externe Berater oder unabhängiger rechtlicher Beistand hinzugezogen werden.
  Sollten Zeugen oder weitere Betroffene genannt werden, werden diese unter Wahrung der Identität und aller rechtlichen und persönlichen Belange befragt.
  Sollte es möglich und nötig sein, werden während der Untersuchung weitere Informationen vom Hinweisgeber angefordert.
• Abschluss der Untersuchung und Implementierung von Maßnahmen:
  Stellt sich der gemeldete Verstoß im Zuge der Untersuchung als begründet heraus, werden Folge- und Schutzmaßnahmen erarbeitet und umgesetzt, um eine Wiederholung auszuschließen.
  Die Untersuchung wäre damit beendet und der Hinweisgeber, sofern bekannt, erhält innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens aber innerhalb von 3 Monaten nach Eingang des Hinweises eine Rückmeldung über die geplanten, ergriffenen oder nicht ergriffenen Folgemaßnahmen und Prozessverbesserungen einschließlich ihrer Begründung.
  Kann nach der Untersuchung kein relevanter Verstoß bestätigt werden, wird diese eingestellt. Gleiches gilt, wenn eine weitere Bearbeitung rechtlich nicht mehr zulässig wäre.
  Auch in diesen Fällen erhält der Hinweisgeber, falls bekannt, eine Rückmeldung.

Wir möchten noch einmal betonen, dass auch bei anonymer Meldung der Sachverhalt untersucht und eine Aufklärung angestrebt wird. Selbstverständlich nehmen wir jeden Hinweis ernst. Gezielte Rückfragen und Rückmeldungen zu einem Fall können jedoch nur gestellt und gegeben werden, wenn mindestens eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer des Hinweisgebers übermittelt wird.

Der Hinweisgeber muss keine Konsequenzen fürchten, auch wenn sich der Hinweis im weiteren Verfahren als falsch oder nicht hinreichend begründet herausstellt.
Sofern aber Hinweise vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch gemeldet werden, behalten wir uns vor im Rahmen der Möglichkeiten Konsequenzen zu ziehen.

Das Internet ist kein rechtsfreier Raum. Daher werden Drohungen, Nötigungen, Verleumdungen und andere Straftaten zur Anzeige gebracht und im Rahmen der Möglichkeiten verfolgt und geahndet.