Verhaltenskodex

Code of Conduct

für Lieferanten und Geschäftspartner

 

Präambel

Der Robifa GmbH Lieferantenkodex definiert die nicht verhandelbaren Mindeststandards, die alle im Team Robifa sowie unsere Lieferanten und Dienstleister einzuhalten haben.

Zur besseren Lesbarkeit dieses Verhaltenskodex verwenden wir das generische Maskulinum. Gemeint sind jedoch immer alle Geschlechter.

Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Lieferanten und Dienstleister der Robifa GmbH, zu denen eine direkte Geschäftsbeziehung besteht.

Die Vertragspartner verpflichten sich die Grundsätze und Anforderungen des Verhaltenskodex zu erfüllen und sich darum zu bemühen ihre Unterauftragnehmer vertraglich zur Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen zu verpflichten.

Ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex kann für die Robifa GmbH Grund und Anlass sein, die Geschäftsbeziehungen einschließlich aller zugehörigen Lieferverträge zu beenden.

Der Verhaltenskodex stützt sich auf alle gültigen Gesetze und Verordnungen, national und auf EU-Ebene, sowie industriellen Mindeststandards, Konventionen der International Labour Organisation (ILO) und der UNO. Alle anderen relevanten gesetzlichen Bestimmungen sind ebenfalls einzuhalten. Dabei sind diejenigen Regelungen anzuwenden, welche die strengsten Anforderungen stellen.

Nebenabreden, wie z.B. vertragliche Vereinbarungen, sind nicht gültig, soweit sie diesen Verhaltenskodex umgehen.

 

Soziale Verantwortung

Verbot von Kinderarbeit

Kinderarbeit ist verboten. Jegliche Ausbeutung von Kindern und Jugendlichen wird von der Robifa GmbH nicht toleriert. 
Die Lieferanten sind aufgefordert, sich an die Empfehlung aus den ILO-Konventionen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach soll das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem nach dem am Beschäftigungsort geltenden Recht die allgemeine Schulpflicht endet, und in jedem Fall nicht unter 15 Jahren liegen. Wenn Kinder bei der Arbeit angetroffen werden, hat der Lieferant die Maßnahmen zu dokumentieren, die zu ergreifen sind, um Abhilfe zu schaffen und den Kindern den Besuch einer Schule zu ermöglichen.

Junge Arbeitnehmer unter 18 Jahren dürfen nicht für Arbeiten eingesetzt werden, die schädlich für die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind. Besondere Schutzvorschriften sind einzuhalten.

Zwangsarbeit

Alle Formen der Zwangs- und Pflichtarbeit sowie Menschenrechte verletzende, unfreiwillige Gefängnisarbeit sind verboten. Jede Arbeit muss freiwillig sein und ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die Mitarbeitenden müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle Belästigung und Erniedrigung stattfinden.

Disziplinarmaßnahmen

Alle Beschäftigten sind mit Würde und Respekt zu behandeln.

Sanktionen, Bußgelder, sonstige Strafen oder Disziplinarmaßnahmen dürfen nur im Einklang mit geltenden nationalen und internationalen Normen sowie den international anerkannten Menschenrechten erfolgen.

Faire Entlohnung

Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Das Entgelt für Überstunden muss in jedem Fall das Entgelt für reguläre Stunden übersteigen.
Soweit das Entgelt nicht ausreicht, um die Kosten des gewöhnlichen Lebensunterhalts zu decken und ein Mindestmaß an Rücklagen zu bilden, ist der Lieferant verpflichtet, das Entgelt entsprechend zu erhöhen.
Den Arbeitnehmern sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig.
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten.

Faire Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen, den industriellen Standards oder den ILO-Konventionen 1 und 14 entsprechen, je nachdem welche Regelung strenger ist.

Vereinigungsfreiheit

Entsprechend der ILO-Konventionen 87, 98, 135 und 154 achtet die Robifa GmbH die Rechte aller Mitarbeiter und Beschäftigten auf Gewerkschaftsgründung und Mitgliedschaft sowie auf Kollektivverhandlungen und schützt sie vor Beeinträchtigung. Das verlangt die Robifa GmbH auch von ihren Geschäftspartnern. In Fällen, in denen die Vereinigungsfreiheit und das Recht zu Kollektivverhandlungen gesetzlich eingeschränkt sind, sind alternative Möglichkeiten eines unabhängigen und freien Zusammenschlusses der Arbeitnehmer zum Zweck von Kollektivverhandlungen einzuräumen. Arbeitnehmervertreter sind vor Diskriminierung zu schützen. Ihnen ist freier Zugang zu den Arbeitsplätzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.

Diskriminierungsverbot

Die Robifa GmbH wie auch ihre Geschäftspartner verpflichten sich, jegliche Form von Diskriminierung (entsprechend der ILO-Konventionen 110, 111 und 159) bei Anstellung und Beschäftigung zu unterlassen.
Insbesondere ist jede Unterscheidung, Ausschließung oder Bevorzugung z.B. aufgrund von Geschlecht, Rasse, Kaste, Hautfarbe, Behinderung, politischer Überzeugung, Herkunft, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexueller Orientierung unzulässig.
Die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.

Gesundheitsschutz; Sicherheit am Arbeitsplatz

Die Robifa GmbH wie auch ihre Geschäftspartner achten auf ein sicheres, gesundes und hygienisches Arbeitsumfeld.
Durch Aufbau und Anwendung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können, getroffen.
Zudem werden die Beschäftigten regelmäßig über geltende Gesundheitsschutz- und Sicherheitsnormen sowie -maßnahmen informiert und entsprechend geschult.
Den Mitarbeitern wird der Zugang zu Trinkwasser in ausreichender Menge sowie der Zugang zu sauberen sanitären Einrichtungen ermöglicht.

Beschwerdemechanismen

Hinweise zu Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex können jederzeit anonym über das Hinweisgebersystem auf: www.robifa.de

gemeldet werden.

Die Robifa GmbH erwartet von ihren Geschäftspartnern, die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet sind eine interne Meldestelle einzurichten, dass diese ihrer Verpflichtung auch nachkommen.
Alle Geschäftspartner garantieren benachteiligende Maßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen gegenüber der hinweisgebenden Person zu unterlassen.

 

Ökologische Verantwortung

Umweltschutz

Die Robifa GmbH gestaltet ihre Prozesse umweltbewusst und verpflichtet sich, geltende Gesetze und Mindestregelungen zum Klima- und Umweltschutz zu befolgen.

Von ihren Geschäftspartnern erwartet die Robifa GmbH die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie umweltbewusstes Wirtschaften nach folgenden Prinzipien:

• effizientes Wirtschaften mit Ressourcen (Energie, Wasser, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe)
• Einsatz umweltfreundlicher Materialien, wo immer möglich
• Vermeidung, Verringerung oder Verwertung von Emissionen und Abfällen
• umweltfreundliche Gestaltung von Logistikprozessen

Die Robifa GmbH empfiehlt ihren Geschäftspartnern, geeignete und nachvollziehbare Maßnahmen zu ergreifen, um den Schutz der Umwelt sicherzustellen.

Sofern umweltfreundlichere Alternativen an Produkten oder Rohstoffen für die Robifa GmbH verfügbar sind, wird von den Lieferanten und Geschäftspartnern erwartet diese anzubieten unabhängig von wirtschaftlichen Gesichtspunkten.

Die Geschäftspartner sind angehalten, verantwortungsvolle Waldwirtschaft zu unterstützen und u. a. kein illegal geschlagenes Holz bzw. keine Holzprodukte aus undurchsichtigen Quellen einzusetzen.

Behandlung und Ableitung von industriellem Abwasser

Der Lieferant ist angehalten im Umgang mit Abwasser aus Betriebsabläufen, Fertigungsprozessen und sanitären Anlagen nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten Lösungen zu suchen, um jegliche Belastung von Abwasser zu reduzieren.

Umgang mit Luftemission

Der Lieferant ist angehalten im Umgang mit allgemeinen Emissionen aus den Betriebsabläufen (Luft- und Lärmemissionen) sowie Treibhausgasemissionen nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten Lösungen zu suchen, die jegliche Emissionen minimieren.

Umgang mit Abfall und gefährlichen Stoffen

Der Lieferant folgt einer systematischen Herangehensweise, um Festabfall zu ermitteln, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen oder zu recyceln.
Chemikalien oder andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, sind zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen, ihrer Beförderung, Lagerung, Nutzung, ihrem Recycling oder ihrer Wiederverwendung sowie bei ihrer Entsorgung die Sicherheit gewährleistet ist.

Verbrauch von Rohstoffen und natürlichen Ressourcen reduzieren

Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen während der Produktion, einschließlich Wasser und Energie, und die Erzeugung von Abfall jeder Art, sind zu reduzieren bzw. zu vermeiden.
Entweder geschieht dies direkt am Entstehungsort oder durch Verfahren und Maßnahmen, bspw. durch die Änderung der Produktions- und Wartungsprozesse oder von Abläufen im Unternehmen, durch die Verwendung alternativer Materialien, durch Einsparungen, durch Recycling oder mithilfe der Wiederverwendung von Materialien.

Umgang mit Energieverbrauch/-effizienz

Der Energieverbrauch ist zu überwachen und zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche Lösungen zu finden, um die Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren.

 

Ethisches Geschäftsverhalten

Fairer Wettbewerb

Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten.
Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verbieten. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Lieferanten, mit denen Kunden in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstigen Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen.

Vertraulichkeit/Datenschutz

Der Lieferant verpflichtet sich, bezüglich des Schutzes privater Informationen den angemessenen Erwartungen seines Auftraggebers, seiner Zulieferer, Kunden, Verbraucher und Arbeitnehmer gerecht zu werden.
Der Lieferant hat bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit und die behördlichen Vorschriften zu beachten.

Geistiges Eigentum

Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren; Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Integrität/Bestechung, Vorteilnahme

Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen.
Der Lieferant muss beim Verbot aller Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null- Toleranz-Politik verfolgen.
Die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze ist zu gewährleisten.

Information und Kommunikation

Der Geschäftspartner ist angehalten, die Regelungen in diesem Verhaltenskodex allen Beschäftigten zugänglich zu machen.
Dabei ist es auch möglich, ein entsprechendes eigenes Regelwerk an seine Mitarbeiter und Lieferanten zu kommunizieren, vorausgesetzt dieses Regelwerk enthält sämtliche Mindeststandards des Robifa GmbH Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner und fordert die Einhaltung mindestens im gleichen Umfang von den Lieferanten ein.

Umsetzung

Wir erwarten von unseren Lieferanten in Bezug auf Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen.

Im Falle eines Verdachts auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Lieferant die Robifa GmbH zeitnah und ggf. regelmäßig über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Die Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen kann die Robifa GmbH mithilfe von Self-Assessment-Fragebögen sowie Nachhaltigkeits-Audits an Produktionsstandorten der Lieferanten überprüfen.
Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden, dass die Robifa GmbH solche Audits zur Überprüfung der Einhaltung des Kodex an den Betriebsstätten des Lieferanten zu den üblichen Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch von ihm beauftragte Personen durchführt.
Der Lieferant kann einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, wenn durch diese zwingende datenschutzrechtliche Regelungen verletzt würden.

Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex festgestellt werden, wird die Robifa GmbH dies dem Lieferanten innerhalb von einem Monat schriftlich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen.
Wenn ein solcher Verstoß schuldhaft erfolgte und eine Fortsetzung des Vertrages bis zur ordentlichen Beendigung für die Robifa GmbH unzumutbar macht, kann sie den Vertrag nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist beenden, wenn sie dies bei der Nachfristsetzung angedroht hat. Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.

Wenn ein Geschäftspartner, zu dem die Beziehungen aufgrund der Nichteinhaltung dieses Verhaltenskodex in der Vergangenheit abgebrochen wurden, später nachweist, dass er nun in der Lage ist, den Anforderungen voll zu entsprechen, steht einer Wiederaufnahme der Geschäftsbeziehungen grundsätzlich nichts entgegen.

 

Robifa GmbH